感染症予防の観点から、テレワークが注目を集めています。実は当社も、急遽テレワーク環境を整えて、2/18から全社員自宅勤務をスタート！　手探り状態ではありますが、とくに大きなトラブルもなく、無事に二日目を迎えることができました。

とはいえ、それなりにいろいろと小さな課題は出てきています。そこで、今日は二日目に気づいた課題と、その解決策について紹介します。

やってみてわかった課題その１　コミュニケーション

テレワークで問題になるのが、コミュニケーション。遠隔地で仕事をする場合、社内での情報共有がこれまで以上に重要となります。とりあえず、ビデオ通話ができるようにZoomは導入したものの、ちょっとした相談ごとでいちいちビデオ通話をするのは面倒。もう少し簡易的にコミュニケーションできるツールが必要になります。そこで必要になるのがチャットツール。今回はチャットツールについて、いろいろと検討をしてみました。

LINEを使う　（無料/数分で構築できる）

LINEは、改めて説明しなくてもみなさんご存じですね。文字やスタンプのやりとりでコミュニケーションできるツールです。パソコンやタブレット用のアプリも提供されているので、自宅業務でも十分使えます。

LINEは「無料通話」や「ビデオ通話」機能がついているので、やろうと思えばテレビ会議ライクな使い方も可能。簡単なミーティングであれば、これでなんとかなります。

ただし、LINEをプライベートで使っている場合、そのアカウントをビジネス用に使うのはちょっと……という場合もあります。「社員同士でLINEでつながるのはいや」という人がいたら別の手を考える必要があります。

ビジネスチャットはSlackを採用

マイカでは、以前からクライアントや外注とのやりとりにSlackというチャットツールを使っていました。これを使って、社内でコミュニケーションすることもできます。SlackとLINEの大きな違いは、プロジェクトごとに「チャンネル」を作って切り分けられると言うこと。１つのテーマに１つのチャンネルを作っておけば、簡単に過去ログが探せます。

LINE同様、パソコンやスマホ、タブレットに対応しているので、端末の環境を選ばず使えるのもメリットのひとつ。アプリを常に開いておいて、用事があれば質問や雑談に使うという用途に適しています。

LINE同様、Slackにも「音声通話」や「ビデオ通話」機能がついています。一度試してみたところ、確かにコミュニケーションはできますが、映像や音質はやっぱりZoomのほうが上。ちょっとしたミーティングであれば実用ですが、会議のように長時間しっかり話したいのであれば、やはり専用のアプリを使った方がストレスないでしょう。

Web会議システム「Zoom」続報

昨日導入したZoomは、デスクトップ画面やアプリの画面を共有する機能がついています。画面共有でパワポの資料などを見ながらミーティングできて便利でした。

ビデオ通話の様子を「録画」し、後で動画と音声に分けて保存することもできるので、ミーティングの議事録も不要。音声は、AWSの音声認識機能を使えばテキストファイルにすることもできるので、取材などでZoomを使ってもいいかもしれません。

ファイルの共有について

OfficeやPDFなどのファイルを社内で共有することがありますが、当社ではSlackに添付してやりとりしています。こうすることでファイルを一元管理できますし、ファイルに関する変更やコメントなどもまとめて見ることができるようになるため、とても実用的です。

ファイルが大きすぎて添付するのがはばかられる場合は、Dropboxに保存し、ファイルリンクをSlackで共有するようにしています。通常のファイルと同様、そのファイルに関する情報をSlackで一元管理できます。

ファイルサイズや内容など、ファイルの種類によって都度都度共有方法を変えてしまうと、後からファイルを探すのに手間取り、業務効率が下がることもあります。生産性にも関わる部分なので、ファイルの共有方法については十分検討する必要があるでしょう。

とりあえずマイカでは、自社での業務プロセスも考えながら調整していくことにしました。勢いでテレワークを実施していますが、やってみるとなかなか快適です。また気がついたことがあれば、共有していきます。