はじめに

近年、生成AIの進化は日進月歩であり、ビジネスの現場でもその活用が急速に進んでいます。特にチャットボットやAIアシスタントを利用することで、これまで時間と労力を要していた業務を瞬時に行うことが可能となりました。しかし、そのポテンシャルを最大限に引き出すためには、適切なプロンプトの設計と活用方法を理解することが重要です。

本記事では、「秒速AI仕事術：瞬間解決」と題し、生成AIを活用して業務効率を劇的に向上させる具体的な方法を詳しく解説します。技術的な問い合わせ対応から、バグ報告への確認事項リスト生成、トラブルシューティングの手順書作成まで、10のシチュエーション別に実践的なテンプレートと応用例を紹介します。

毎日の業務で次のような課題に直面していませんか？

• 顧客からの問い合わせへの迅速かつ的確な対応が難しい
• エラーやバグの調査に時間がかかり、重要な確認事項を見落としてしまう
• 機能追加やカスタマイズ要望への提案作成に労力を割かれている
• アップデート情報や障害報告の告知文作成に時間が取られる
• トラブルシューティングの手順書作成が属人的で統一性がない

これらの課題に対し、生成AIを活用することで、以下のような効果を得ることができます。

• 時間の大幅な短縮：従来数十分かかっていた文章作成が、わずか数秒で完了
• 品質の向上と統一性：一貫性のある高品質な文章や手順書を生成
• 漏れのない情報収集：必要な確認事項を網羅したリストや手順を自動生成
• 顧客満足度の向上：迅速で的確な対応により、顧客の信頼を獲得
• ナレッジの共有と蓄積：標準化されたテンプレートにより、組織全体での知識共有が容易に

本記事で紹介するテンプレートとプロンプトは、実際の業務シーンを想定して作成されています。各セクションでは、

• 想定される状況：どのようなシチュエーションで活用できるか
• Before/After：AI活用前後での効果の比較
• 基本プロンプトテンプレート：汎用的に使えるプロンプトの構造
• 実行例：具体的な入力と出力のサンプル
• 応用例：応用範囲やカスタマイズのヒント

といった構成で、すぐに実践に移せる内容となっています。

生成AIはあくまでツールであり、その効果は使い手次第です。適切なプロンプトを設計し、AIの力を引き出すことで、これまでの働き方を大きく変えることができます。

さあ、一緒に「秒速AI仕事術」を身につけて、業務効率化の新しいステージへ踏み出しましょう。

001 技術的な問い合わせへの初期対応文

システム障害の報告や技術的な質問への対応は、スピードと正確性の両立が求められます。本項では、顧客の不安を軽減しながら、効率的に状況を把握するための初期対応テンプレートを紹介します。

▼ 想定される状況

• システムエラーの報告を受けたとき
• 機能の使い方について詳細な質問があったとき
• 想定外の動作について問い合わせがあったとき
• API連携に関する技術的な相談を受けたとき
• パフォーマンス低下の申告があったとき

▼ Before（従来の対応）

• 担当者が都度、文章を考えて作成（15-20分）
• 聞き漏らしが発生し、再度質問が必要になる
• 説明が不十分で顧客の不安が増大
• 技術用語と一般用語の使い分けが難しい
• 対応者による品質のばらつきが大きい

▼ After（AI活用後）

• テンプレート生成に要する時間：3秒
• 必要な確認事項を漏れなく含む文章を即座に作成
• 顧客視点に立った分かりやすい説明
• 一貫した品質の返信文を作成可能
• カスタマイズも容易で使い回しが可能

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含む技術サポートの初期対応メールを作成してください：

- 報告内容：[エラーの概要や質問内容]
- システム環境：[OS/ブラウザ/バージョンなど]
- 発生時刻：[問題が起きた日時]
- 影響範囲：[影響を受ける機能や業務]
- 優先度：[緊急/高/中/低]

文面の要件：
- 共感を示しつつ、冷静な対応を約束する
- 追加で必要な情報を明確に示す
- 次のステップを具体的に説明する
- 専門用語は可能な限り平易な表現に置き換える

▼ 実行例

入力：

報告内容：ログイン画面でエラーが発生
システム環境：Windows 10, Chrome最新版
発生時刻：2024/1/31 10:30頃
影響範囲：全社員がログイン不可
優先度：緊急

出力：

お世話になっております。
カスタマーサポートでございます。

ログイン画面でのエラーについてご報告いただき、ありがとうございます。
ご不便をおかけし、大変申し訳ございません。

現在、以下の内容で承知いたしました：
・Windows 10、Chrome最新版でのエラー発生
・本日10:30頃から発生
・全社員様がログインできない状況

直ちに調査を開始いたしますが、以下の追加情報をいただけますと幸いです：
1. エラー画面にメッセージは表示されていますか？
2. ログインボタンを押した後の具体的な動作を教えていただけますか？
3. 他のブラウザでも同様の症状は確認されていますか？

調査状況は30分ごとに更新してご報告させていただきます。
緊急の際は、以下の緊急連絡先までご連絡ください：
TEL：XXX-XXXX-XXXX

ご不便をおかけしておりますが、早急な解決に向けて対応させていただきます。

▼ 応用例

• エラーの種類や緊急度に応じたテンプレートの使い分け
• 顧客の技術レベルに合わせた説明の詳細度調整
• 定期的な状況報告のテンプレート作成
• 解決報告時の再発防止策の提案を含めた文章生成
• 類似事例の参照情報を含めた返信文の作成

このテンプレートを活用することで、技術的な問い合わせに対して、迅速かつ的確な初期対応が可能になります。また、標準化された対応により、サポート品質の向上と工数削減を同時に実現できます。

002 エラー報告への調査手順書作成

システム障害やエラーの調査には、論理的な手順と正確な記録が不可欠です。本項では、効率的な調査を実現し、かつ後続の対応者にも分かりやすい調査手順書をAIで作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 複雑なシステムエラーの調査が必要なとき
• 複数人での調査・対応が必要なとき
• 同様のエラーが繰り返し発生しているとき
• 顧客への詳細な経過報告が求められるとき
• 原因の切り分けに時間がかかりそうなとき

▼ Before（従来の対応）

• 経験者の暗黙知に依存した調査手順（属人化）
• 手順書作成に30分以上かかる
• 重要な確認項目の抜け漏れが発生
• 調査結果の記録フォーマットが不統一
• 類似事例の参照が困難

▼ After（AI活用後）

• 手順書作成時間：3秒
• 体系的な調査ステップの自動生成
• チェックリスト形式で項目漏れを防止
• 標準化された記録フォーマット
• 再利用可能な調査テンプレート

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含むエラー調査手順書を作成してください：

エラー概要：
[エラーの種類/影響範囲/緊急度]

必要な情報：
- 環境情報：[確認すべきシステム環境]
- ログ情報：[収集すべきログの種類]
- 再現手順：[エラーの再現方法]
- 影響調査：[影響範囲の特定方法]

要件：
- 優先順位を付けた調査ステップ
- 各ステップの予想所要時間
- 判断基準と次のアクションの明確化
- 記録すべき情報の具体的な項目

▼ 実行例

入力：

エラー概要：
データベース接続エラー/注文データ取得不可/緊急度高

必要な情報：
- 環境情報：本番環境のDB設定、ネットワーク状況
- ログ情報：アプリケーションログ、DBログ、ネットワークログ
- 再現手順：注文情報画面へのアクセス
- 影響調査：影響を受ける取引の範囲、データの整合性

出力：

# データベース接続エラー調査手順書

## 1. 初期状況確認（予想時間：10分）
□ エラーメッセージの詳細を記録
□ 発生時刻と発生頻度を確認
□ 現在のシステムステータスを確認
  - CPU使用率
  - メモリ使用状況
  - ディスク使用率

## 2. ログ収集（予想時間：15分）
□ アプリケーションログを収集
  - エラー発生時の前後5分間
  - エラーレベルWARN以上をすべて抽出
□ DBログを収集
  - コネクションプール状況
  - スロークエリログ
  - エラーログ
□ ネットワークログを収集
  - 接続状態
  - レイテンシ
  - パケットロス率

## 3. 影響範囲の特定（予想時間：20分）
□ 影響を受けるサービスの洗い出し
□ 影響を受けるユーザー数の確認
□ データの整合性チェック
  - 未処理トランザクションの有無
  - データの欠損状況
  - バックアップとの整合性

## 4. 原因切り分け（予想時間：30分）
□ DB接続設定の確認
□ ネットワーク疎通確認
□ リソース競合の確認
□ セキュリティ設定の確認

## 5. 記録と報告（予想時間：15分）
□ 調査結果のサマリー作成
□ 暫定対処の実施可否判断
□ エスカレーション要否の判断

## 判断基準と次のアクション

1. DB接続が完全に断絶している場合
   → 即時エスカレーション

2. 一時的な接続エラーの場合
   → リトライ処理の状況を確認

3. リソース枯渇が原因の場合
   → スケールアップ/ダウンの検討

4. 設定誤りが原因の場合
   → 設定変更の影響調査を実施

## 記録項目チェックリスト

□ 障害発生日時
□ 発見経緯
□ エラーメッセージ
□ 影響範囲
□ 実施した調査内容
□ 調査結果
□ 暫定対処の内容
□ 恒久対応の要否

▼ 応用例

• エラーの種類別の調査手順テンプレート作成
• 優先度に応じた調査項目の最適化
• チーム内での役割分担を含めた手順書の生成
• 過去の類似事例を参照した調査ポイントの追加
• 顧客報告用のサマリー作成

このテンプレートを活用することで、経験の浅い担当者でも漏れのない調査を実施でき、また調査結果を標準化された形式で記録することが可能になります。これにより、チーム全体の対応品質向上と、ナレッジの蓄積を効率的に進めることができます。

003 機能追加要望への回答テンプレート

顧客からの機能追加要望は、製品改善の重要なヒントであると同時に、適切な期待値コントロールが必要な機会でもあります。本項では、顧客の声を大切にしながら、現実的な対応方針を伝えるための回答テンプレート作成方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 既存機能の拡張要望を受けたとき
• 新機能の追加提案があったとき
• 競合製品との機能比較による要望があったとき
• カスタマイズの可能性について質問されたとき
• 複数の顧客から類似の要望が寄せられているとき

▼ Before（従来の対応）

• 担当者による回答品質のばらつき（10-20分）
• 曖昧な実現可否の回答による誤解の発生
• 開発チームとの調整不足による期待値の齟齬
• 要望の重要度評価基準が不明確
• フォローアップが不十分で要望が宙に浮く

▼ After（AI活用後）

• 回答文作成時間：3秒
• 一貫性のある丁寧な回答
• 明確な実現可能性と時期の提示
• 代替案や暫定対応の提案を含む建設的な回答
• 要望管理プロセスの可視化

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含む機能追加要望への回答文を作成してください：

要望内容：[具体的な機能追加要望]
現状の機能：[関連する既存機能]
実現可能性：[高/中/低]
想定開発期間：[予測される開発時間]
優先度：[高/中/低]

回答の要件：
- 要望への理解と感謝を示す
- 現状の代替手段がある場合は提示
- 実現可能性と時期を明確に説明
- 次のステップを具体的に示す
- フォローアップ方法を明示

▼ 実行例

入力：

要望内容：一括データエクスポート機能
現状の機能：個別エクスポートのみ対応
実現可能性：中
想定開発期間：3-4ヶ月
優先度：中

出力：

お世話になっております。
カスタマーサクセスチームの××です。

この度は、一括データエクスポート機能についてのご要望をいただき、誠にありがとうございます。
日々の業務効率化のためのご提案として、大変貴重なフィードバックとして承りました。

■ 現状の対応方法について
現在のバージョンでは、個別エクスポート機能のみのご提供となっておりますが、
以下の方法で一部代替が可能です：
1. APIを利用した一括取得
2. バッチ処理による定期エクスポート
3. カスタムスクリプトの活用

■ 実現可能性の検討状況
ご要望いただいた機能につきまして、以下の観点で検討を進めております：
・技術的な実現性：実装可能
・開発リソース：今期後半に確保予定
・想定開発期間：3-4ヶ月程度
・提供時期：来期第2四半期を目標

■ 今後の進め方
1. 具体的なユースケースについて、改めてヒアリングさせていただけますと幸いです
2. 優先度の検討材料として、以下の情報もいただけますと助かります：
   - 想定される利用頻度
   - 一度にエクスポートするデータ量
   - 特に重要なデータ項目

■ フォローアップについて
・2週間以内に詳細なヒアリングのお時間を調整させていただきます
・開発ロードマップ確定後、改めて具体的な提供時期をご案内いたします
・実装詳細が決まり次第、ベータ版テストのご案内をさせていただきます

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、より良いサービスのご提供に努めてまいります。

▼ 応用例

• 要望の種類別の回答テンプレート作成
• 実現困難な要望への代替案提示
• 複数の要望をまとめた優先度評価
• 開発ロードマップとの整合性確認
• ベータテスター募集の案内文作成

このテンプレートを活用することで、機能追加要望に対する対応の標準化と効率化を実現できます。また、顧客との建設的なコミュニケーションを通じて、製品改善サイクルを効果的に回すことが可能になります。要望管理における透明性も向上し、顧客満足度の向上にもつながります。

004 バグ報告への確認事項リスト生成

システムのバグ報告を受けた際、的確な状況把握と効率的なトラブルシューティングのために、確認すべき情報を漏れなく収集することが重要です。本項では、AIを活用して状況に応じた確認事項リストを即座に生成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• ユーザーからバグ報告を受けたとき
• システムの不具合が疑われるとき
• 想定外の動作が報告されたとき
• パフォーマンス低下の申告があったとき
• 再現性の低い問題の調査が必要なとき

▼ Before（従来の対応）

• 確認項目の洗い出しに時間がかかる（15-20分）
• 重要な確認項目の見落としが発生
• 経験の浅い担当者は何を確認すべきか不明確
• 追加の確認が必要となり、やり取りが増加
• 調査の優先順位付けが不適切

▼ After（AI活用後）

• 確認事項リスト生成時間：3秒
• バグの種類に応じた最適な確認項目を提示
• 論理的な順序での確認手順を提供
• 効率的な情報収集による解決時間の短縮
• 標準化された調査プロセスの実現

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を考慮したバグ確認事項リストを作成してください：

バグの種類：[機能/表示/性能/セキュリティ]
影響度：[クリティカル/高/中/低]
報告内容：[バグの概要説明]
環境：[本番/検証/開発]

リストの要件：
- 優先度順の確認項目
- 環境情報の確認項目
- 再現手順の確認ポイント
- 影響範囲の特定項目
- 一時対応の可能性確認

▼ 実行例

入力：

バグの種類：機能
影響度：高
報告内容：データ保存時にエラーが発生
環境：本番環境

出力：

# バグ確認事項リスト

## 1. 緊急度の判断に必要な情報
□ エラーの発生頻度
  - 常時発生 / 断続的 / 特定条件下
□ 影響を受けているユーザー数
□ 業務への影響度
□ データの損失有無
□ 既存データへの影響範囲

## 2. 環境情報
□ 発生している環境
  - OS / ブラウザ / バージョン
□ ネットワーク状況
  - 社内LAN / VPN / モバイル回線
□ 使用端末の種類
□ 最後のアップデート日時
□ セキュリティソフトの状況

## 3. 再現手順の詳細
□ エラー発生までの具体的な操作手順
□ 入力していたデータの内容
□ 画面遷移の流れ
□ エラーメッセージの詳細
□ エラー発生時の画面状態

## 4. 時系列情報
□ 最初の発生日時
□ 発生前の正常動作確認日時
□ システム変更との前後関係
□ 定期メンテナンスとの関連
□ 他の障害との時間的関係

## 5. 回避策の確認
□ ブラウザのリロードでの改善有無
□ 別ブラウザでの動作確認
□ キャッシュクリア後の状況
□ 代替手段の有無
□ 一時的な対処方法の可否

## 6. 付帯情報
□ スクリーンショット
□ エラーログ
□ ネットワークログ
□ 関連する設定ファイル
□ デバッグ情報

## 7. 影響範囲の特定
□ 関連する機能への影響
□ 他のユーザーでの発生有無
□ システム全体への影響
□ データの整合性への影響
□ 外部連携システムへの影響

▼ 応用例

• バグの種類別の確認項目テンプレート作成
• 優先度に応じた確認項目の最適化
• 特定の環境に特化した確認リスト
• セキュリティ関連の詳細確認項目
• パフォーマンス問題特有の計測項目

このテンプレートを活用することで、バグ報告時の初期対応を標準化し、必要な情報を効率的に収集することが可能になります。また、収集した情報を開発チームと共有する際の漏れを防ぎ、より迅速な問題解決につなげることができます。

さらに、このリストは報告者との円滑なコミュニケーションツールとしても機能し、追加の確認事項が発生するリスクを最小限に抑えることができます。

005 仕様説明の図解作成補助

複雑な仕様やワークフローを顧客に説明する際、図解があると理解が格段に深まります。本項では、AIを活用して分かりやすい図解の設計案を素早く生成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 新機能の仕様を説明するとき
• システムの処理フローを説明するとき
• データの連携仕様を共有するとき
• 権限設定の範囲を説明するとき
• 機能の関連性を示すとき

▼ Before（従来の対応）

• 図解作成に30分以上の時間が必要
• 表現方法の選択に迷う
• 情報の過不足が発生
• デザインの一貫性が保てない
• 修正依頼への対応に時間がかかる

▼ After（AI活用後）

• 図解の設計案生成時間：3秒
• 目的に適した図解形式の提案
• 必要十分な情報量の確保
• 一貫性のある分かりやすい表現
• 迅速な修正対応が可能

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含む図解の設計案を作成してください：

説明対象：[機能/フロー/構成など]
目的：[理解促進/意思決定/トレーニングなど]
対象者：[経営層/エンジニア/一般ユーザーなど]
複雑度：[高/中/低]

要件：
- 推奨する図解の種類
- 含めるべき要素
- 図解の構成案
- 強調すべきポイント
- 補足説明の内容

▼ 実行例

入力：

説明対象：データバックアップの仕組み
目的：顧客向け説明資料
対象者：システム管理者
複雑度：中

▼ 応用例

• 異なる対象者向けの図解バリエーション作成
• インタラクティブな要素を含む図解の設計
• アニメーション要素の追加提案
• 詳細度の異なる図解セットの作成
• プレゼンテーション用の図解シリーズ作成

このテンプレートを活用することで、効果的な図解を効率的に作成でき、顧客とのコミュニケーションを視覚的にサポートすることが可能になります。また、標準化された図解スタイルにより、ドキュメント全体の品質向上にも貢献できます。

006 カスタマイズ要望への提案文作成

顧客固有の要件に対するカスタマイズ提案は、期待と実現可能性のバランスが重要です。本項では、実現性の高い提案と代替案を含めた提案文書をAIで効率的に作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 標準機能のカスタマイズ要望があったとき
• 特定業務向けの機能追加要望があったとき
• 既存システムとの連携要望があったとき
• UIのカスタマイズが必要なとき
• 独自のワークフロー実装を求められたとき

▼ Before（従来の対応）

• 提案文書作成に45-60分が必要
• 技術的な実現性の確認が不十分
• コストと期間の見積もりが不明確
• 代替案の検討が不足
• メンテナンス性への考慮漏れ

▼ After（AI活用後）

• 提案文書作成時間：3秒
• 実現性を考慮した具体的な提案
• 明確なコストと期間の目安
• 複数の選択肢を含む提案
• 長期的な運用を考慮した提案

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含むカスタマイズ提案文を作成してください：

要望概要：[カスタマイズ内容]
現状の機能：[既存の関連機能]
技術的制約：[実現における制限事項]
予算範囲：[予算の目安]
期間制約：[希望納期]

提案要件：
- 複数の実現アプローチを提示
- 各アプローチのメリット・デメリット
- 概算費用と期間
- 保守・運用面の考慮事項
- 段階的な実装計画

▼ 実行例

入力：

要望概要：承認ワークフローのカスタマイズ
現状の機能：2段階の固定承認フロー
技術的制約：既存DBスキーマの変更は最小限に
予算範囲：200万円以内
期間制約：3ヶ月以内

出力：

件名：承認ワークフローカスタマイズについてのご提案

拝啓

この度は承認ワークフローのカスタマイズについてご要望いただき、ありがとうございます。
ご要望内容を踏まえ、下記の通りご提案させていただきます。

■ ご提案内容サマリー

1. 推奨プラン：設定ベースの可変承認フロー
   実装期間：2ヶ月
   概算費用：160万円
   
2. 代替プラン：条件分岐付き承認フロー
   実装期間：1.5ヶ月
   概算費用：130万円

3. 最小プラン：承認者グループ制
   実装期間：1ヶ月
   概算費用：90万円

■ 各プランの詳細

1. 推奨プラン：設定ベースの可変承認フロー
   ○ 実装内容
   ・承認ステップ数の可変設定（最大5段階）
   ・部署別/金額別の承認ルート設定
   ・代理承認者の設定機能
   ・承認期限アラート機能
   
   ○ メリット
   ・柔軟な承認フロー設定が可能
   ・将来の要件変更にも対応可能
   ・管理者による設定変更が容易
   
   ○ デメリット
   ・初期設定の複雑さ
   ・ユーザートレーニングが必要

2. 代替プラン：条件分岐付き承認フロー
   ○ 実装内容
   ・金額による承認ルート分岐
   ・部署別承認者設定
   ・簡易的な代理承認機能
   
   ○ メリット
   ・導入がスムーズ
   ・運用ルールがシンプル
   ・コストを抑制可能
   
   ○ デメリット
   ・カスタマイズの自由度が限定的
   ・将来の拡張性に制限

3. 最小プラン：承認者グループ制
   ○ 実装内容
   ・承認者グループの設定機能
   ・シンプルな代理設定
   
   ○ メリット
   ・最小限の変更で実現可能
   ・早期リリース可能
   ・低コスト
   
   ○ デメリット
   ・機能が限定的
   ・将来的な拡張が困難

■ 実装スケジュール（推奨プランの場合）

Week 1-2：詳細設計
Week 3-6：開発
Week 7：テスト
Week 8：ユーザートレーニング・移行準備

■ 保守・運用面の考慮事項

・月次保守費用：推奨プラン 15万円/月
・定期バックアップ対応済
・設定変更の履歴管理機能付き
・マニュアル整備含む

■ 今後のステップ

1. ご提案内容のご検討
2. 詳細要件のヒアリング
3. 契約書類の作成
4. キックオフミーティング

ご検討いただきまして、ご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

敬具

▼ 応用例

• 業種別のカスタマイズ提案テンプレート
• 予算規模別の提案パターン
• 段階的導入計画の提案
• 保守契約を含めた総合提案
• POC（実証実験）を含めた提案

このテンプレートを活用することで、顧客のニーズと実現可能性のバランスが取れた提案文書を効率的に作成できます。また、複数の選択肢を提示することで、顧客との建設的な協議のベースを作ることが可能になります。

007 料金プランの比較表作成

料金プランの説明は、明確さと分かりやすさが特に重要です。本項では、顧客が最適なプランを選択できるよう、AIを活用して効果的な比較表を作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• プラン内容の問い合わせを受けたとき
• 料金改定の説明が必要なとき
• アップグレード提案をするとき
• カスタムプランの提案時
• 競合製品との比較を求められたとき

▼ Before（従来の対応）

• 比較表の作成に20-30分が必要
• 重要な機能の説明が不十分
• プラン間の違いが分かりにくい
• 価格メリットの説明が不明確
• デザインの整合性が取れない

▼ After（AI活用後）

• 比較表作成時間：3秒
• 機能差異の明確な可視化
• 分かりやすい価格メリットの提示
• 一貫性のあるデザイン
• 用途に応じた最適な表現方法

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含む料金プラン比較表を作成してください：

プラン種類：[プラン名のリスト]
主要機能：[機能リスト]
価格帯：[価格情報]
利用制限：[制限事項]
対象顧客：[想定ユーザー層]

要件：
- 視覚的な強弱付け
- 推奨プランの明示
- 機能の段階的表示
- 価格メリットの強調
- オプション項目の表示方法

▼ 実行例

入力：

プラン種類：Basic, Standard, Enterprise
主要機能：ユーザー数、ストレージ容量、API利用、カスタマイズ
価格帯：1000円/月、3000円/月、10000円/月
利用制限：機能制限あり
対象顧客：個人、中小企業、大企業

▼ 応用例

• 業種別のプラン比較表
• 期間割引の表示バリエーション
• 機能詳細の展開表示
• 目的別おすすめプランの提示
• コスト削減効果の可視化

このテンプレートを活用することで、顧客が各プランの特徴と違いを容易に理解でき、最適なプラン選択をサポートすることが可能になります。また、視覚的な強弱をつけることで、重要な情報を効果的に伝えることができます。

008 アップデート情報の告知文作成

システムのアップデートを実施する際、その内容と影響を適切に伝えることは重要です。本項では、ユーザーに分かりやすく、かつ必要な情報を漏れなく含んだアップデート告知文をAIで作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 定期アップデートの告知時
• 緊急パッチの適用時
• 新機能のリリース時
• 仕様変更の案内時
• セキュリティアップデートの実施時

▼ Before（従来の対応）

• 告知文作成に25-30分が必要
• 重要な情報の優先順位付けが不適切
• 技術的説明と一般説明の混在
• 影響範囲の説明が不明確
• 対応手順の説明が複雑

▼ After（AI活用後）

• 告知文作成時間：3秒
• 重要度に応じた情報の構造化
• 対象者に応じた適切な説明レベル
• 明確な影響範囲の提示
• 具体的な対応手順の提示

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含むアップデート告知文を作成してください：

アップデート種類：[定期/緊急/機能追加/セキュリティ]
影響度：[大/中/小]
対象機能：[更新される機能]
所要時間：[停止時間の予定]
対象ユーザー：[影響を受けるユーザー]

要件：
- 目的と効果の明確な説明
- 具体的な実施時期と所要時間
- 想定される影響の詳細
- ユーザー側での必要な対応
- 問い合わせ先情報

▼ 実行例

入力：

アップデート種類：機能追加
影響度：中
対象機能：レポート作成機能
所要時間：60分
対象ユーザー：全ユーザー

出力：

件名：【重要】レポート機能アップデートのお知らせ

お客様各位

平素より当サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、レポート作成機能のアップデートを実施いたしますので、お知らせいたします。

■ アップデート概要
・実施内容：レポート作成機能の機能拡張
・実施日時：2024年2月15日（木）AM 2:00 ～ 3:00
・影響範囲：全てのユーザー様
・サービス停止時間：約60分

■ 主な改善内容
1. カスタムテンプレート機能の追加
   - 独自のレポートテンプレート作成が可能に
   - 過去のレポートからのテンプレート作成機能

2. データ集計機能の強化
   - クロス集計機能の追加
   - グラフ種類の拡充（円グラフ、レーダーチャートを追加）

3. エクスポート機能の改善
   - PDFエクスポート機能の追加
   - 一括エクスポート機能の追加

■ お客様側での対応事項
・アップデート前
  - 作成中のレポートの保存
  - ブラウザのキャッシュクリア推奨

・アップデート後
  - ブラウザの再読み込み
  - 新機能のチュートリアル確認（任意）

■ 注意事項
・アップデート中はレポート機能をご利用いただけません
・保存済みのレポートデータは影響を受けません
・アップデート後、初回のレポート生成に通常より時間がかかる場合があります

■ 今後のスケジュール
2/15 AM 2:00    アップデート開始
2/15 AM 3:00    アップデート完了
2/15 AM 10:00   オンライン説明会開催
2/22            フィードバック期間終了

■ サポート体制
・アップデート当日はサポート体制を強化
・緊急連絡先：XXX-XXXX-XXXX（24時間対応）
・専用サポートメール：update-support@example.com

■ 関連資料
・新機能の詳細マニュアル：[URL]
・よくある質問：[URL]
・オンライン説明会の参加方法：[URL]

本アップデートに関するご質問やご不明点がございましたら、
お気軽にサポートチームまでお問い合わせください。

引き続き、より良いサービスのご提供に努めてまいります。
ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。

▼ 応用例

• 利用頻度の高い機能向けの詳細告知
• 技術者向け詳細仕様の追加
• 段階的アップデートの工程表
• 画面キャプチャを含む変更点の説明
• トラブル発生時の対応手順

このテンプレートを活用することで、アップデートの影響を受けるユーザーに対して、必要な情報を適切なタイミングで、分かりやすく伝えることが可能になります。また、計画的なアップデート実施と、スムーズな移行をサポートすることができます。

009 障害報告の第一報作成

システム障害発生時、迅速かつ正確な第一報の発信は極めて重要です。本項では、必要な情報を漏れなく含み、かつ適切なトーンで伝える障害報告をAIで作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• システム障害の発生時
• サービス停止の発生時
• 重大なパフォーマンス低下時
• データ処理の異常検知時
• セキュリティインシデント発生時

▼ Before（従来の対応）

• 報告文作成に15-20分が必要
• パニック状態での情報の抜け漏れ
• 説明が不十分で問い合わせが殺到
• 影響範囲の特定が不明確
• 表現の適切性の確認に時間がかかる

▼ After（AI活用後）

• 第一報作成時間：3秒
• 必要情報を漏れなく含んだ報告
• 適切な表現による混乱の防止
• 明確な現状説明と対応状況
• 効率的な続報の準備

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含む障害第一報を作成してください：

障害種別：[システム/ネットワーク/データ/セキュリティ]
影響度：[致命的/重大/軽微]
発生時刻：[障害確認時刻]
影響範囲：[影響を受ける機能/ユーザー]
現在状況：[確認されている症状]

要件：
- 簡潔で明確な状況説明
- 現在の対応状況
- 想定される影響
- 暫定的な回避方法
- 続報の予定

▼ 実行例

入力：

障害種別：システム
影響度：重大
発生時刻：2024年1月31日 14:30
影響範囲：ログイン機能全般
現在状況：認証サーバーの応答なし

出力：

件名：【重要】システム障害発生のお知らせ（第一報）

お客様各位

本日14:30頃より、当社サービスにおいて障害が発生しております。
現在、原因究明および復旧作業を進めております。

■ 発生事象
・ログイン機能における認証エラー
・発生時刻：2024年1月31日 14:30頃
・現在も継続中

■ 影響範囲
・影響サービス：全システム
・影響機能：ログイン機能全般
・影響ユーザー：全ユーザー様

■ 現在の状況
・認証サーバーからの応答が確認できない状態
・システム管理チームによる調査を実施中
・復旧時期は現時点で未定

■ 暫定対応
・既にログインしているユーザー様
  - セッションは維持されますので作業を継続可能
  - ログアウトはお控えください
・未ログインのユーザー様
  - 現在ログインができない状況が継続しています
  - 復旧までお待ちください

■ 今後の予定
・15:30頃を目処に続報を配信予定
・復旧時には別途ご連絡いたします

■ お問い合わせ先
・緊急連絡窓口：XXX-XXXX-XXXX
・メール：emergency@example.com

大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
復旧に向けて全力で対応してまいります。

---
続報の配信をお待ちください。
更新履歴：
2024/01/31 14:35 第一報配信

▼ 応用例

• 障害レベル別の報告テンプレート
• 技術担当者向け詳細報告
• 経営層向けサマリー報告
• 多言語対応の障害報告
• SNS用の簡潔版報告

このテンプレートを活用することで、緊急時でも冷静かつ正確な情報発信が可能になり、ユーザーの不安を最小限に抑えることができます。また、続報の作成もスムーズに行うことができ、一貫性のある情報提供を実現できます。

010 トラブルシューティングの手順書作成

効果的なトラブルシューティング手順書は、問題解決の時間短縮と品質の安定化に直結します。本項では、AIを活用して論理的で分かりやすいトラブルシューティング手順書を作成する方法を解説します。

▼ 想定される状況

• 頻発するエラーへの対応手順が必要なとき
• サポートチームの対応標準化が必要なとき
• 新人教育用の手順書が必要なとき
• 複雑なトラブル対応の手順化
• ユーザー自身による問題解決をサポートするとき

▼ Before（従来の対応）

• 手順書作成に45-60分が必要
• 重要な確認ステップの抜け漏れ
• 手順の説明が複雑で理解しづらい
• 原因と対策の関連付けが不明確
• 更新管理が煩雑

▼ After（AI活用後）

• 手順書作成時間：3秒
• 体系的な手順の自動生成
• 分かりやすい構造化された説明
• 明確な判断基準の提示
• 容易な更新と管理

▼ 基本プロンプトテンプレート

以下の要素を含むトラブルシューティング手順書を作成してください：

対象問題：[トラブルの種類]
想定原因：[考えられる原因]
重要度：[高/中/低]
前提条件：[必要な権限/環境]
対象者：[実施者の想定スキル]

要件：
- 段階的な確認手順
- 各ステップの判断基準
- 代替手順の提示
- 注意事項の明示
- エスカレーション条件

▼ 実行例

入力：

対象問題：データ同期エラー
想定原因：ネットワーク接続、権限設定、データ形式
重要度：高
前提条件：管理者権限、監視ツール使用可
対象者：中級サポート担当者

出力：

# データ同期エラー トラブルシューティング手順書

## 1. 事前確認事項
□ 必要な権限
  - システム管理者権限を保有していること
  - 監視ツールへのアクセス権限があること
  - ログ参照権限があること

□ 準備するもの
  - 監視ツール
  - ネットワーク診断ツール
  - エラーログ確認ツール

## 2. 初期調査手順（10分）

### 2-1. エラー情報の収集
□ エラーメッセージの全文を記録
□ 発生時刻の特定
□ 影響を受けているデータの範囲確認
□ 同期の方向性確認（送信側/受信側）

### 2-2. システム状態確認
□ CPU使用率の確認
□ メモリ使用状況の確認
□ ディスク使用率の確認
□ ネットワーク接続状態の確認

## 3. 原因切り分け手順（20分）

### 3-1. ネットワーク接続確認
□ ping応答確認
  - OK → 3-2へ進む
  - NG → ネットワーク担当にエスカレーション

### 3-2. 権限設定確認
□ アカウント状態確認
□ 同期用アカウントの権限確認
□ ファイアウォール設定確認
  - 問題あり → 権限の再設定実施
  - 問題なし → 3-3へ進む

### 3-3. データ形式確認
□ 送信データの形式チェック
□ 文字コード確認
□ ファイルサイズ確認
  - 異常あり → データ修正手順へ
  - 異常なし → 4へ進む

## 4. 解決手順

### 4-1. ネットワーク起因の場合
1. ネットワーク接続のリセット
2. 同期プロセスの再起動
3. テスト同期の実行

### 4-2. 権限起因の場合
1. 権限設定の初期化
2. 必要権限の再付与
3. 権限テストの実施

### 4-3. データ形式起因の場合
1. データの正規化
2. テストデータでの送信確認
3. 本番データの再送信

## 5. 解決確認手順
□ 同期処理の正常完了確認
□ データの整合性確認
□ エラーログの消滅確認
□ 監視アラートの解消確認

## 6. エスカレーション条件
以下の場合は即時エスカレーション：
- 30分以上復旧の見込みが立たない場合
- データの喪失が疑われる場合
- 複数システムに影響が波及する場合
- セキュリティ上の問題が疑われる場合

## 7. 報告事項
□ 発生時刻
□ 影響範囲
□ 実施した対応
□ 解決時刻
□ 根本原因
□ 再発防止策

## 8. 注意事項
- 作業開始前に必ずバックアップを確認すること
- 重要データの操作は必ず承認を得ること
- 設定変更は必ず記録を残すこと
- 複数の修正を同時に行わないこと

▼ 応用例

• システム別のトラブルシューティング集
• 経験レベル別の手順書バリエーション
• フローチャート形式の手順書
• チェックリスト形式の簡易版
• トラブル事例データベースとの連携

このテンプレートを活用することで、効率的なトラブルシューティングが可能になり、対応時間の短縮と品質の安定化を実現できます。また、ナレッジの蓄積と共有も容易になり、チーム全体のスキル向上にも貢献できます。